Alles wat het portaal doet, in de volgorde waarin u het nodig hebt — van uw eerste keer inloggen tot een complete werkplaatsopdracht draaien en uw klant een offerte mailen.
Het portaal is gesloten: elke pagina behalve het aanvraagformulier zit achter een dealerlogin, en prijzen zijn nooit publiek zichtbaar.
Vraag een account aan via Word dealer. We vragen uw bedrijfsgegevens, btw- en KvK-nummer, adres en een wachtwoord dat u zelf kiest. Uw account wordt meteen aangemaakt, maar kan nog niet inloggen — we beoordelen de aanvraag, stellen uw dealerniveau in en mailen u zodra hij is goedgekeurd. Probeert u eerder in te loggen, dan krijgt u gewoon te horen dat de aanvraag nog in behandeling is.
Bent u eenmaal binnen, dan houdt het portaal u lang ingelogd en verlengt elke pagina dat weer, dus een werkplaats-pc die dagelijks in gebruik is vraagt er in de praktijk nooit een tweede keer om. Gebruik Uitloggen op een gedeelde computer.
Het portaal spreekt Engels, Nederlands, Italiaans, Frans, Duits, Spaans, Pools en Portugees. Wisselen doet u met het taalmenu in de bovenbalk.
Elke prijs die u ziet is uw prijs. Die wordt berekend uit de adviesprijs en de werkelijke marge op dat onderdeel, dus een onderdeel met een gezonde marge levert u meer korting op dan een onderdeel met een dunne. Uw korting is die marge min een vast aantal punten dat bij uw niveau hoort:
| Niveau | Uw korting |
|---|---|
| B2B Starter | Marge − 25 punten |
| B2B Business | Marge − 20 punten |
| B2B Pro | Marge − 15 punten |
Een lager getal betekent meer korting. Uw niveau staat naast uw naam op het dashboard. Bij een onderdeel met een ongewoon dunne marge kan de som op helemaal geen korting uitkomen — dat is geen fout, het betekent dat er op dat onderdeel geen ruimte zit.
Alle prijzen staan exclusief btw, tenzij er iets anders bij staat; bij het afrekenen komt er 21% bij. Staat uw account ingesteld op btw verlegd binnen de EU, dan wordt 0% btw gerekend en zegt het overzicht dat erbij.
Prijzen worden opnieuw gecontroleerd op het moment dat u het afrekenen opent, dus het totaal dat u goedkeurt is het totaal dat u betaalt. Verandert een prijs of verdwijnt een onderdeel tussen uw winkelwagen en uw order, dan stopt de pagina en laat het u zien voordat er iets geplaatst wordt.
Vier routes naar dezelfde catalogus — kies degene die past bij wat u weet.
artikelnummer;aantal;notitie;merk. Aantal,
notitie en merk zijn optioneel. U krijgt een voorbeeld te zien met wat
wel en niet gevonden is voordat er iets in uw winkelwagen belandt, en u
kunt in plaats daarvan ook een CSV uploaden.
Elk onderdeel draagt een live label met de beschikbaarheid. Twee van de vier verplichten u tot iets, en die hebben een expliciet vinkje nodig voordat u ze kunt bestellen.
| Label | Wat het betekent | Vinkje nodig |
|---|---|---|
| Op voorraad | Ligt in het schap, in het getoonde aantal. | Nee |
| Leverbaar via leverancier | Niet bij ons, maar de leverancier heeft het. | Nee |
| Backorder | De leverancier heeft er nu geen. Bestellen kan gewoon — het gaat weg zodra het binnen is. | Ja |
| Waarschijnlijk niet leverbaar | De leverancier kan het waarschijnlijk niet meer leveren. We proberen het; blijkt het echt niet te kunnen, dan vervalt de regel. | Ja |
Regels die een vinkje nodig hebben, zijn gemarkeerd in de kolom Bevestiging, en het afrekenen zet ze bij elkaar in een blok Even bevestigen vlak boven de bestelknop — zo kan niets waar u mee akkoord moet gaan buiten beeld vallen op een smal scherm. De order kan pas geplaatst worden als elk vinkje staat, of de regel uit uw winkelwagen is.
Elke knop In winkelwagen werkt hetzelfde. Hebt u openstaande werkplaatsopdrachten, dan wordt gevraagd waar het onderdeel heen moet: rechtstreeks naar uw winkelwagen, of naar een van die opdrachten als regel op de offerte. Wegklikken van die vraag voegt het nergens toe, dus een misklik zet nooit stilletjes een onderdeel op een onverwachte plek. Gebruik Kies een opdracht in de bovenbalk om één opdracht actief te houden en die vraag niet elke keer te krijgen.
In de winkelwagen kunt u aantallen aanpassen (0 haalt de regel weg, 999 is het maximum), regels verwijderen en elke regel — of de hele winkelwagen — naar een opdracht verplaatsen. Op elke regel kan een framenummer: de VIN van de motor waar het onderdeel voor is, die op uw order blijft staan en op de orderbevestiging komt, zodat u een onderdeel later naar een motor kunt terugvoeren.
Bij het afrekenen loopt u de regels na, zet u de eventuele bevestigingen aan en controleert u het verzendadres. Dat is vooringevuld vanuit uw account, maar kan per order worden aangepast — precies wat u doet als u iets rechtstreeks naar een klant wilt sturen. Het land moet de tweeletterige code zijn.
Wat er daarna gebeurt, hangt af van uw account. Op rekening: de order gaat meteen naar ons magazijn en wordt achteraf gefactureerd volgens uw dealerovereenkomst. Eerst betalen: u gaat naar onze betaaldienst, en de order gaat naar het magazijn zodra de betaling bevestigd is. Wordt een betaling onderbroken, dan is uw order niet weg — open hem onder Orders en gebruik Betalen om het opnieuw te proberen. Hoe dan ook krijgt u een bevestiging per e-mail met alle regels erop.
Orders toont alles wat u hebt geplaatst, met referentie, datum, totaal en status. Open er een voor de regels, de verzonden aantallen, het gebruikte adres en eventuele facturen. Zolang een order nog wordt voorbereid, kunt u hem zelf annuleren; is het verzamelen begonnen, dan zegt het portaal dat en kunt u het beste contact met ons opnemen.
Backorder is de pagina om op te leven: elk onderdeel dat u hebt besteld en nog niet binnen is, over al uw orders heen, met precies de stand van zaken. Onderdelen die verzonden of geannuleerd zijn, blijven nog twee weken zichtbaar. Het zoekvak bovenaan doorzoekt uw hele orderhistorie op onderdeelnummer — de snelste manier om te beantwoorden: "heb ik dit eerder besteld, en wat betaalde ik toen?". Is een onderdeelnummer vervangen door een opvolger, dan staat het vervangende nummer ernaast.
Eén schakelaar in de bovenbalk, voor het moment dat u het scherm naar een klant toedraait. Staat hij aan, dan verbergen de cataloguspagina's, uw winkelwagen en de Backorder-lijst uw inkoopprijs, korting en marge, en tonen ze in plaats daarvan de klantprijs inclusief btw. Het verandert alleen wat er te zien is — uw winkelwagen rekent er onderhuids nog steeds uw eigen tarieven en aan wat u bestelt verandert niets. Het afrekenen blijft bewust uw cijfers tonen, want daar keurt u goed wat u betaalt.
Een complete werkplaatsafdeling in het portaal, privé voor uw account: de motoren die u onder uw hoede hebt, uw klanten, de opdrachten die u offreert en uitvoert, en de planning erachter.
Begin bij Instellingen. De planning blijft op slot tot u uw openingstijden hebt ingesteld en minstens één monteur hebt toegevoegd. Hier stelt u ook uw uurtarief in en wat een uur u kost, uw opslag op onderdelen, de btw, de blokduur in de planning — en uw offertestijl: uw logo, een accentkleur en een vaste voettekst, en dat is wat offertes in uw huisstijl laat uitkomen in plaats van in de onze.
Units zijn de motoren. Voeg er een toe vanuit de catalogus, waardoor hij aan de fabriekstekeningen gekoppeld is, of tik hem met de hand in voor alles wat niet in de catalogus staat. Leg kenteken, VIN, kilometerstand en eigenaar vast en upload foto's — handig om schade bij inname vast te leggen.
Opdrachten zijn het werk. Elke opdracht kent drie soorten regels: onderdelen uit onze catalogus tegen uw nettoprijs plus uw opslag, arbeidsloon tegen uw uurtarief, en overige kosten voor derden of uitbesteed werk. Prijzen worden op een regel vastgezet zodra u hem toevoegt, dus een latere prijswijziging verandert nooit een offerte die u al gaf. Naast het klanttotaal ziet u altijd uw eigen inkoop en marge, dus u weet wat de opdracht oplevert voordat u de offerte verstuurt.
De offerte kunt u afdrukken, downloaden als PDF in uw eigen huisstijl, of naar de klant mailen met die PDF als bijlage — antwoorden komen bij u terug, niet bij ons. Erop staan uw gegevens, de klant, de motor met kenteken, VIN en kilometerstand, alle regels en de totalen. Uw interne notities en uw marge staan er nooit op.
Alle onderdelen in winkelwagen duwt de catalogusregels van een opdracht in uw gewone winkelwagen, met het framenummer en de opdrachtreferentie erbij; de opdracht onthoudt wat er al weg is, dus twee keer drukken kan niet dubbel bestellen. De planning boekt een opdracht op een monteur — hij weigert dubbele boekingen en alles buiten uw openingstijden. En met Import & export gaan klanten, units, opdrachten en planning als CSV in en uit; elke export dient meteen als sjabloon voor de import.
Onder uw bedrijfsnaam, rechtsboven: uw contactgegevens en adres — die het verzendadres bij het afrekenen voorinvullen, dus houd ze actueel — en uw wachtwoord. Uw e-mailadres, btw-nummer en dealerniveau bepalen het account zelf en zijn hier niet te wijzigen; neem contact met ons op om daar iets aan te veranderen.
Gebruik de link Contact in
de bovenbalk. Gaat uw vraag over een order, noem dan de referentie
(GHMPRO-…), dan vinden we hem meteen.